Så fungerar det
RoomSmart är ett bokningssystem med en skärm vid varje dörr. Allt – webben, mobilen och skärmarna – använder samma kalender, så ett rum kan aldrig bokas två gånger samtidigt.
Ett möte, från bokning till dörr
- 1
Boka
I webbportalen eller mobilen väljer ni rum och tid. Rumskorten visar vad som är ledigt just nu och vad som händer härnäst. Vill ni boka åt en gäst skriver ni bara in namnet.
- 2
Checka in
Fem minuter före mötet hälsar skärmen vid dörren välkommen. Ett tryck på Checka in, så vet systemet att rummet används.
- 3
Mötet pågår
Skärmen blir röd. Drar mötet över kan ni förlänga direkt på skärmen – men aldrig in i nästa bokning. Är ni klara tidigt trycker ni Avsluta, och rummet blir ledigt för andra.
Ingen som dyker upp? Efter en stund utan incheckning släpps rummet automatiskt och den som går förbi kan boka det på skärmen.
Skärmen vid dörren
Björken
Möte snart
13:12
Börjar 14:00
Nästa: 14:00–15:00 · Projektmöte · Martin Olausson
En 7-tums pekskärm i liggande format, monterad utanför rummet. Den visar rummets namn, status i grönt, gult eller rött, vad som pågår och vad som kommer härnäst. Vem som helst vid dörren kan boka en ledig tid samma dag – namn räcker, inget konto behövs.
Skärmen behöver bara ström och wifi. Den ansluter själv utåt, inga portar öppnas i ert nätverk, och den sköts, övervakas och uppdateras av PMM Solution AB på distans. Tappar den nätet visar den de senast kända bokningarna tills kontakten är tillbaka.
Webben och mobilen
Kundportalen på app.roomsmart.se fungerar på dator, surfplatta och mobil. Ni ser rummen som kort med bild, kapacitet och utrustning, söker lediga tider och hanterar era egna bokningar.
På telefonen läggs portalen på hemskärmen och öppnas som en app – ingen App Store eller Google Play behövs. På iPhone: öppna sidan i Safari, tryck Dela och Lägg till på hemskärmen. På Android erbjuder Chrome Installera.
Administration
Era egna administratörer lägger till rum och bilder, bjuder in användare, stänger rum för service och ser alla bokningar på siten. De hanterar också skärmarna på grundnivå – kopplar en ny skärm, byter wifi på distans och ser om den är online.
Behöver ni hjälp skriver ni ett supportärende direkt i administrationen. PMM Solution AB svarar där och via e-post, och hela konversationen sparas.
För företagshotell: flera företag kan dela samma rum. Varje företag ser bara sina egna bokningar, och fastighetsägaren ser helheten.
Drift, data och säkerhet
RoomSmart driftas i EU med daglig säkerhetskopiering. All trafik går krypterat. Varje kund är helt åtskild från andra kunder i systemet, och lösenord och koder lagras aldrig i klartext.
Ni hyr lösningen per rum och månad. Skärm och installation köps separat. Priser och fullständiga villkor får ni med offerten.